Le déclenchement du plan de continuité d’activité
Une épidémie, une pandémie ou une crise sanitaire représente une situation exceptionnelle et évolutive pendant laquelle les entreprises doivent s’adapter. Elles doivent également adopter certaines mesures pour limiter la propagation et prévenir au maximum une situation de crise majeure de leur organisation tant sur les aspects humains que fonctionnels ou financiers.
Droit de retrait, mesures de protection, arrêts de travail, annulation des déplacements et rassemblements… Pour s’adapter à la menace de pandémie qui s’annonce, les entreprises peuvent s’aider d’un questions-réponses publié le 28 février par le ministère du travail. Elles doivent travailler avec les représentants du personnel et adapter le cas échéant leur document unique.
Nos explications sur ces principales questions que vous vous posez en tant qu’employeur :
1. Le contour de l’obligation de prévention des risques
2. Comment procéder à l’évaluation du risque de contamination ?
3. Comment prévenir les risques de contamination ?
4. Envisager l’adaptation de l’organisation du travail
5. Que faire en cas de contamination d’un salarié ?
Liens utiles :
https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/coronavirus_entreprises_et_salaries_q-r.pdf
Pour faire face à une situation d’urgence et notamment à l’épidémie de coronavirus, les entreprises doivent établir des plans de continuité d’activité (PCA). Ces documents, qui listent les actions à mener pour protéger les salariés tout en poursuivant l’activité, leur permettront de réagir plus rapidement en cas d’évolution de la situation et lors des prochaines crises sanitaires.
Le déclenchement du plan de continuité d’activité
Tout commence par une évaluation des risques, forcément différente en cas d’épidémie ou de catastrophe naturelle. Il faut définir quelles seront les personnes clés pour gérer la crise, et comment les remplacer si elles ne peuvent pas assurer leurs obligations. Mais aussi quels sont les salariés indispensables à l’activité et comment les protéger s’ils viennent travailler.
Le PCA décrit la stratégie adoptée pour faire face à des risques, identifiés par ordre de priorité selon leurs impacts et leur plausibilité.
Selon divers scénarios de crises, il représente les mesures visant à :
- organiser la réaction opérationnelle,
- assurer le maintien des activités essentielles, éventuellement en mode dégradé,
- organiser la sortie de crise et retrouver un niveau de fonctionnement prédéfini.
L’objectif d’un PCA est de lister tout ce qui permet à la fois de protéger ses salariés et de maintenir l’activité essentielle de l’entreprise, éventuellement en mode dégradé ».
Que contient un Plan de Continuité d’Activité ?
Le cadre général
La description du contexte permet de lister les activités essentielles de l’entreprise, les processus clés nécessaires à leur fonctionnement, ainsi que les ressources critiques :
- infrastructures – bâtiments, locaux, moyens de transport…,
- systèmes d’information – systèmes informatiques, moyens de télécommunication…,
- ressources humaines – personnes clefs, qualifications, compétences…,
- ressources intellectuelles et immatérielles – données internes, informations stratégiques…,
- prestations externes – énergie, sous-traitants… – ou produits critiques – matières premières rares.
L’identification des risques les plus graves
Les risques pouvant compromettre la continuité des activités essentielles doivent être décrits puis priorisés.
La stratégie de continuité d’activité
Pour chaque activité essentielle, la stratégie précise, jusqu’au retour à une situation normale :
- les niveaux de service retenus,
- les durées d’interruption maximales admissibles pour ces différents niveaux de service,
- les ressources et procédures nécessaires pour atteindre ces objectifs, en tenant compte des ressources critiques qui peuvent avoir été perdues.
Le rôle des responsables de la mise en œuvre du PCA – cellule de crise
Doivent être précisés :
- les procédures de mise en œuvre du PCA,
- les moyens nécessaires,
- le détail de l’organigramme
- et le rôle des différents responsables.
Le dispositif de gestion de crise
Il permet de conduire la mise en œuvre opérationnelle du PCA, selon des procédures :
- détection et qualification des incidents,
- alerte et activation de la cellule de crise,
- déclenchement des dispositions du PCA :
– solution palliative : contournement des services interrompus,
– mode secours : fonctionnement dégradé,
– plan de reprise de l’activité normale,
– plan de communication.
La maintenance opérationnelle du plan
Le PCA doit comporter des indicateurs permettant de vérifier :
- la mise en œuvre des dispositifs préconisés dans le plan,
- l’adéquation du plan au regard des objectifs de continuité,
- les niveaux de service réellement constatés lors d’une crise – retour d’expérience.
Quels sont les bénéfices d’un PCA ?
C’est à travers ce Plan de continuité d’activité que l’entreprise va envisager une organisation du travail différente, avec par exemple du télétravail pour certains métiers, ou un changement d’horaires des équipes, ou encore savoir quelles personnes pourront être mises en activité partielle.
Le PCA , permet de réagir plus rapidement face à une crise. Se préparer à repenser l’accès aux locaux de l’entreprise, si une désinfection est exigée, par exemple.
Les salariés sont les personnes à protéger en priorité, mais pas les seules. Il faut aussi identifier les intervenants extérieurs (livreurs, société de nettoyage…) et savoir lesquels sont les indispensables.
Se doter d’un plan de continuité d’activité permet de réagir vite, de ne rien oublier, donc de préserver au mieux la santé des salariés et l’activité jugée essentielle.
Le PCA est élaborer avec le comité social et économique (CSE), nous vous conseillons de le consulter ainsi que la commission hygiène et sécurité, mais aussi lors de l’activation de toutes ces mesures.
Ne pas oublier, non plus, d’introduire dans le document unique une mise à jour sur les épidémies, rarement mentionnées.
Pour conclure en complément de son objectif principal, la diminution de l’impact des sinistres, un PCA apporte de nombreux avantages à l’entreprise :
- un élément différenciant vis-à-vis des clients,
- un facteur d’amélioration de l’image,
- une vision recentrée sur « ce qui compte vraiment », qui peut conduire à repenser le modèle économique,
- un cadre pour structurer et formaliser les pratiques essentielles,
- l’imprégnation de l’ensemble de l’entreprise par une culture de gestion des risques.
L’anticipation est donc indispensable pour maintenir l’activité de la société et assurer la sécurité des salariés.
Le cabinet EFFI’OUEST conseils vous accompagne au quotidien.
